Kâtip
Toplantınıza katılır, konuşmayı yazıya döker ve çevirir. "Kâtip" diye seslendiğinizde not alır, kararı kaydeder ve sorunuzu toplantının kendi kaydına dayanarak cevaplar.
Kâtip, çevrim içi toplantılara katılan sesli bir yapay zeka asistanı. Konuşmayı canlı olarak yazıya döker, başka bir dile çevirir ve konuşmacıları ayırır. Seslenildiğinde ya da toplantı sohbetine yazıldığında not, karar ve aksiyon kaydeder, soruları yazılı ya da sesli cevaplar. Toplantı bitince Word ve PDF rapor hazırlar.
Problem
Toplantıda alınan bir karar, çoğu zaman not tutan kişinin dikkati kadar kalıcıdır. Kim neyi, hangi tarihe kadar üstlendi, hangi gerekçeyle karar verildi; bunlar ya birinin defterinde kalır ya da hiç yazılmaz. Kayıt alınsa bile saatlerce sesi sonradan dinleyen olmaz.
Otomatik not araçları bu boşluğu kısmen kapatıyor ama iki yerde güven kaybettiriyor. Birincisi kimin konuştuğu: ses etiketini bir isme bağlarken tahmin yürüten bir araç, sözü yanlış kişiye atfedebilir. İkincisi cevap: toplantı hakkında sorulan soruya kayıtta olmayan bir şeyle cevap veren bir araç, hiç not tutmamaktan daha zararlıdır.
Türkçe çalışan ekipler için bir sorun daha var. Seslenme, ekler ve sayıların okunuşu gibi dilin kendi özellikleri çoğu araçta sonradan düşünülmüş.
Yaklaşım
Kâtip toplantıya, kurumun panelde belirlediği adla misafir olarak katılır. Yönetim panelinden toplantı bağlantısı, katılımcı listesi ve isteğe bağlı belgelerle gönderilir ve lobide bir katılımcının kabul etmesini bekler. Toplantıdaki ses tek bir akışta toplanır; yazıya dökme, çeviri ve konuşmacı ayrımı bu akışta canlı olarak yapılır.
"Kâtip, bunu karar olarak kaydet" gibi bir seslenmeyle not, karar ve aksiyon (sorumlusu ve termini ile) kayda geçer; aynı istekler toplantı sohbetine yazılarak da verilebilir. Sorulara toplantının transkripti, alınan notlar ve yüklenen belgeler (PDF, PowerPoint, Word, metin) üzerinden cevap verir. Kayıtta olmayan bir şey sorulursa "Kayıtlarımda bu bilgi yok" der; belgeden verilen cevap dosya ve sayfa kaynağıyla gelir.
Cevabı varsayılan olarak toplantı sohbetine yazar, istenirse sesli verir. Sesli cevapta söz kesmez: soruyu soranın susmasını bekler, biri konuşmaya başlarsa susar, ses kanalı meşgulse cevabı sohbete yazar.
Toplantı bitince Word ve PDF rapor hazırlanır: yönetici özeti, gündem, kararlar, aksiyonlar (sorumlu, termin, öncelik), açık sorular, Kâtip'e aldırılan notlar, katılımcı katkıları ve ekran görüntüleri. Rapor bağlantısı imzalı ve süreli olarak toplantı sohbetine yazılır.
Teknik Kararlar
Kimlik e-postadan gelir
Konuşma tanımanın verdiği ses etiketleri anonimdir ve tek başına kimlik sayılmaz. Bir cümleye isim yazılması için iki koşul birlikte gerekir: o anda platformda konuşuyor görünen tek bir kişi olması ve o kişinin panelde açıkça bir e-posta adresine bağlanmış olması. Koşul sağlanmazsa cümle "Konuşmacı 2" gibi kalır; Kâtip tahmin yürütmez.
Model yetki taşımaz
Dil modeli not, karar ve aksiyon ekleyebilir, sohbete yazabilir. Kaydı silmek, kaydı durdurmak, ekran görüntüsü almak, çeviri dilini değiştirmek ve toplantıdan ayrılmak yalnızca açık komutla çalışır; modelin kararına bırakılmaz. Kâtip'e kalıcı talimatı herkes önerebilir ama talimat ancak panelde oturum açmış bir şirket hesabının onayıyla geçerli olur.
Kaynağı olmayan cevap yok
Kâtip yalnızca o toplantının kaydına, notlara, katılımcı listesine ve yüklenen belgelere dayanarak cevap verir. Belgeden verilen bir cevapta seçilmemiş bir kaynak gösterilirse cevap reddedilir. Transkript ve belgeler modele güvenilmeyen veri olarak verilir; içlerine gömülmüş bir talimat komut sayılmaz.
Türkçe için yazıldı
Seslenme Türkçe çekimleri tanır ("Kâtip", "Kâtibim", "Kâtip'e") ve Kâtip'ten söz etmeyi ona seslenmekten ayırır: "Kâtip de not alıyor" bir komut değildir. Tutar, tarih, saat ve yüzdeler sesli cevapta Türkçe okunuşla söylenir. Canlı çevirinin hedef dili toplantı sırasında komutla değiştirilebilir.
Gizlilik mekanizmaları
Kâtip toplantıya girdiğinde KVKK aydınlatma metnini sohbete yazar, geç katılanlara kısa bir hatırlatma gönderir. "Kayıt dışı" modunda o bölümün metni saklanmaz ve dil modeline hiçbir şey gönderilmez. Ses kaydı tutulmaz. Bir kişi panelden silindiğinde adı geçmiş transkriptlerde anonimleşir ve ilgili rapor dosyaları silinir. Konuşma tanıma ve dil modeli dış sağlayıcılarda çalışır; ses ve metin bu sağlayıcılara aktarıldığı için kurulumdan önce veri aktarımının kurumun hukuk birimiyle değerlendirilmesini öneriyoruz.
Kendi katılım katmanı, ölçülü maliyet
Kâtip hazır bir toplantı botu hizmeti kullanmaz; Teams, Meet ve Zoom için kendi tarayıcı tabanlı katılım katmanı var. Bot lobideyken konuşma tanıma başlamaz. Toplantı başına model isteği, aynı anda çalışan bot sayısı ve günlük toplam süre için panelden ayarlanan sınırlar var; kullanım ve maliyet tahmini toplantı başına izlenir.
Sonuç
Kâtip 0.1.0 sürümünde ve pilot kullanımda. Microsoft Teams'te gerçek toplantılarda canlı olarak sınandı: yazıya dökme, sesli cevap, söz kesmeme, not kaydı, toplantıdan ayrılma ve rapor üretimi. Google Meet ve Zoom bağlantıları yazıldı; canlı doğrulamaları sırada.
Yönetim paneli Kâtip'i toplantıya göndermeyi, sistem sağlığını, geçmiş toplantıları ve raporları, kullanım ve maliyet tahminini, ayarları, kişileri ve güvenlik olaylarını tek yerde toplar. Panel girişleri rol tabanlıdır (yönetici, operatör, izleyici); kaba kuvvet kilidi, CSRF koruması ve sıkı güvenlik başlıkları var. Ürün 350'yi aşkın otomatik testle sınanıyor.
Yol haritasında Microsoft 365 ile e-posta entegrasyonu, kurumsal tek oturum açma (SSO), Meet ve Zoom'un canlı doğrulaması ve her toplantının ayrı, yalıtılmış bir çalışanda yürütüldüğü kurulumun üretime alınması var.
Pilot kullanım
Kâtip'i kendi toplantılarınızda denemek isterseniz formu doldurun. Hangi toplantı platformunu kullandığınızı, ekibinizin çalışma dilini ve veri saklama beklentilerinizi konuşalım.
Pilot için görüşelim