HR.One: PDKS ve puantajdan başlayan İK entegrasyon katmanı

Bir PDKS terminali, bir çalışanın sabah 08.02'de kart bastığını bilir. Bordro ise o günün normal çalışma mı, fazla mesai mi, izin mi olduğunu bilmek ister. İkisinin arasında vardiya kuralları, toleranslar, tatiller, izinler ve düzeltmeler vardır ve bu ara katman çoğu kurumda hâlâ elle yürür. HR.One'ı bu ara katmanı denetlenebilir ve tekrarlanabilir bir sürece çevirmek için geliştiriyoruz.

HR.One nedir?

HR.One, kurumun kendi sunucusuna kurulan bir PDKS ve puantaj platformu. Üç işi yapar: giriş çıkış hareketlerini terminallerin bağlı olduğu PDKS yazılımından toplar, her personelin her gününü İK'nın tanımladığı kurallarla puantaja çevirir ve sonucu ERP'ye ve bordroya gün ve saat olarak aktarır.

Bugün ürünün kapsamı PDKS ve puantaj. Hedefimiz daha geniş: kurumların ve bireysel kullanıcıların İK işini tek yerden yönettiği, ERP ve diğer sistemlerle konuşan tam kapsamlı bir İK yönetimi ve entegrasyon katmanı. Bu yazı bugün çalışan kısmı ve oraya nasıl ilerlediğimizi anlatıyor.

PDKS ile puantaj arasındaki boşluk nerede oluşuyor?

Boşluk üç yerde açılır.

• Ham kaydın üzerine yazılması. Unutulan bir kart basışı ya da yanlış yöne okutulan bir kart, çoğu sistemde doğrudan kaydın üzerinde düzeltilir. Ay sonunda bir itiraz geldiğinde orijinal kaydın ne olduğunu ve kimin neden değiştirdiğini göstermek mümkün olmaz.
• Kuralın kişilerde yaşaması. Hangi işyerinde hangi toleransın geçerli olduğu, gece vardiyasının hangi güne yazılacağı, cumartesinin nasıl sayılacağı çoğu zaman bir tabloda ya da birkaç kişinin hafızasındadır. Kural değiştiğinde geçmiş aylara etkisi bilinmez.
• Aktarımın kırılgan olması. Puantaj ERP'ye elle ya da tek seferlik betiklerle girilir. Aktarım yarıda kesilirse hangi kaydın gittiği, hangisinin iki kez gittiği ancak satır satır karşılaştırarak bulunur.

Birden çok şirket, işyeri ve terminal markasıyla çalışan kurumlarda bu üç sorun birbirini büyütür.

HR.One kart basışlarını nereden alıyor?

HR.One terminallerin kendisine değil, terminallerin bağlı olduğu PDKS yazılımına bağlanır. Mevcut terminalleri ve PDKS programını değiştirmeniz gerekmez. Hareketler dört yoldan gelebilir:

• REST ile gönderim: PDKS yazılımı hareketi HR.One'a kendisi iletir.
• Veritabanından okuma: Oracle, SQL Server, PostgreSQL, MySQL, Firebird ve SQLite. ZKTeco BioTime ve Meyer PDKS veritabanları için hazır ayarlar var.
• Dosyadan okuma: CSV, JSONL ya da satır kalıbıyla; yerel klasör, FTP, FTPS, SFTP ya da SMB üzerinden.
• SOAP servisinden okuma.

Gelen hareket kişiye önce açık eşlemeyle, sonra geçerli kart numarasıyla, sonra sicil numarasıyla bağlanır. Eşleşmesi belirsiz kalan hareket tahminle bir kişiye yazılmaz; incelenmek üzere eşlenmemiş hareketler listesine düşer. Aynı hareket iki kez gelirse ikinci kez kaydedilmez.

Puantaj kuralları kod yazmadan nasıl yönetilir?

HR.One'da her kural, tek bir ayarı değiştiren tek bir satırdır ve kimin için geçerli olduğunu söyler: şirket, işyeri, birim (alt birimleriyle), yaka, kadro düzeyi, takvim, terminal ya da tek bir personel. Çakışmaları üç ilke çözer:

• Özel olan geneli ezer: bir personele yazılan kural, işyeri kuralının önüne geçer.
• Bitiş tarihli bir kural kalıcı kuralın üstüne biner; dönem bitince kalıcı kural kendiliğinden geri gelir.
• Aynı seviyede çakışan iki kural kaydedilmez. Motor sessizce birini seçmez.

Kural sınayıcı, bir personelin bir gününde hangi kuralın kazandığını ve hangilerinin ezildiğini gösterir. Geçmiş günleri etkileyen bir değişiklik önce etkisini önizlemeyle gösterir, onaydan sonra yeniden hesaplanır ve kuralın her sürümü saklanır.

Ekranın hiçbir yerinde cron ifadesi, düzenli ifade ya da JSON yazılmaz. Süreler sayı ve birimle, zamanlamalar bir seçiciyle girilir. Vardiya ve gece vardiyası, mola, geç giriş ve erken çıkış toleransı, fazla mesai ve yıllık sınırı, hafta tatili, resmi tatil ve yarım gün ile ERP'den gelen izinler bu motorun içinde hesaplanır.

Düzeltmeler nasıl iz bırakıyor?

HR.One veriyi üç katmanda tutar ve bunları birbirine karıştırmaz:

1. Ham hareket. Terminalden gelen kayıt hiç değişmez. Uygulama dışından bu tabloya yazma veritabanı seviyesinde reddedilir.
2. Düzeltme. İK'nın düzeltmesi gerekçesiyle birlikte ayrı bir satır olarak yazılır ve eski kayda bağlanır. Düzeltme kaydedilmeden önce puantaja etkisi ekranda gösterilir.
3. Kural. Kural ham kartı değil, puantajı değiştirir.

Bu ayrım sayesinde her günün sonucu, hangi hareketten ve hangi kuraldan geldiğiyle açıklanabilir. Denetim kaydı hash zinciriyle bağlıdır; zincirin bütünlüğü doğrulanabilir.

Puantaj ERP'ye nasıl kayıpsız ve tekrarsız aktarılır?

Puantaj ERP'ye en az bir kez gider ve tekrar yazılmaz: her kayıt içerik özetiyle izlenir, aynı kayıt ikinci kez gönderilmez. Geçici bir hata yeniden denenir; kalıcı hata görünür bir kuyruğa düşer ve orada sessizce beklemez. Dönem kilitlendiğinde o günler yeniden hesaplanmaz ve düzeltilemez; ERP'de kapatılan dönem de HR.One'a okunur. Dönem yeniden açılınca bekleyen gönderimler yola çıkar.

Uyumsoft Liox ve IFS (10 ve Cloud sürümleri) için hazır bağlayıcılar var. Diğer ERP'ler REST, SOAP, OData, SQL ya da dosya kanalıyla bağlanır; servis tanımı OpenAPI, WSDL ya da OData metadata dosyasından içeri alınabilir. HR.One personel, izin ve kapalı dönem bilgisini ERP'den okur, puantajı ERP'ye yazar.

Bağlantı yedi adımlı bir sihirbazla kurulur: ne bağlandığı, bağlantı bilgileri, bağlantı testi, kod eşleştirme, önizleme, deneme ortamına gönderim ve canlıya alma. Önizleme adımında bir personelin bir ayı, ERP'ye hiçbir şey yazılmadan, gidecek kayıtlar olarak okunur bir tabloda gösterilir. Platformun içindeki deneme ERP'si sayesinde akış, gerçek bir ERP'ye dokunmadan uçtan uca sınanabilir. ERP'ye yazabilen her yol tek bir kapıdan geçer; bağlantı ayarları değişirse önceki onaylar geçersiz olur.

Elle puantaj ile HR.One arasındaki fark nedir?

Veri güvenliği nasıl sağlanıyor?

HR.One kurumun kendi sunucusunda çalışır. Tek bir çalıştırılabilir dosyadır; Windows hizmeti ya da Linux systemd birimi olarak kurulur. Arayüz bu dosyanın içindedir ve dış bir içerik ağına bağlanmaz. Çalışmak için bir bulut hizmetine ihtiyaç duymaz; veri, kurumun kendi sunucusu ile kendi sistemleri arasında akar.

• Giriş LDAP/Active Directory, OIDC ya da SAML ile yapılabilir. Kimlik sağlayıcıdaki gruplar HR.One'daki rollere ve veri kapsamına eşlenebilir.
• İki adımlı doğrulama zorunludur; hassas işlemler yeniden doğrulama ister.
• Roller izinlerden oluşur ve ekrandan düzenlenir; kimse sahip olmadığı bir izni başkasına veremez. Bir hesabın göreceği veri şirket, işyeri ve birimle sınırlanır; çalışan yalnızca kendi verisini görür.
• Bağlantı parolaları ve anahtarlar mühürlü saklanır; günlüklerde gizli alanlar maskelenir.
• Ham hareket ve günlük kayıtları için saklama süreleri ayarlanabilir.

Bunlar KVKK süreçlerini destekleyen mekanizmalardır. Bir ürün tek başına "KVKK uyumlu" olamaz; uyum, kurumun kendi süreçleriyle birlikte kurulur.

HR.One bugün hangi aşamada?

HR.One geliştirme aşamasında. PDKS ve puantaj çekirdeği, kural motoru, ERP teslimi, rehberli entegrasyon, yetkilendirme ve denetim kodda ve 900'ü aşkın otomatik testle sınanıyor. Arayüz Türkçe ve İngilizce. Gerçek bir ERP ile canlı bağlantı henüz kurulmadı; sıradaki adım ilk pilot kurulum.

Bugün olmayanları da açıkça yazıyoruz:

• Terminallere doğrudan bağlanan cihaz sürücüleri (bugün terminalin bağlı olduğu yazılımdan okunuyor).
• Mobil, QR ve konumlu giriş.
• Çalışan self servisi: izin, fazla mesai ve eksik hareket talepleri ile onay akışı.
• Puantaj günlerinin onaylanması.
• Kurulum paketleri.

HR.One bordro hesaplamaz; puantajı ERP'ye ve bordro sistemine gün ve saat olarak yazar. Uzun vadeli hedefimiz ise PDKS ve puantajın ötesine geçen, kurumların ve bireysel kullanıcıların İK işini tek yerden yönettiği bir İK yönetimi ve entegrasyon katmanı.

Ürünün ayrıntılı tanıtımı HR.One proje sayfasında. Puantaj ve ERP entegrasyonunda nasıl çalıştığımızı entegrasyon hizmetimizde anlatıyoruz.